Tema 1: Aspectos legales referentes a la constitución de las empresas

Una empresa es una organización social que utiliza una gran variedad de recursos (financieros, materiales, tecnológicos y humanos), para alcanzar determinados objetivos, como la satisfacción de una necesidad, con la finalidad de lucrar o no. Existen distintos tipos, el Código de Comercio de Venezuela permite principalmente las siguientes formas de Sociedades:

• De Propiedad Individual
• Sociedad en Nombre Colectivo
• Sociedad en Comandita
• Sociedad Anónima
• Sociedad de Responsabilidad Limitada
• Asociaciones o Cooperativas
• Empresas Mixtas

1. De Propiedad Individual: Se llama así cuando la empresa pertenece a una sola persona, la cual, asume toda la responsabilidad del negocio y responde a las obligaciones del mismo con todo su patrimonio, quiere decir que su responsabilidad frente a terceros es ilimitada.
2. Sociedad en Nombre colectivo: Dos o más personas pueden unirse y formar una sociedad colectiva. Cada una acuerda aportar parte del trabajo y del capital, quedarse con un porcentaje de los beneficios y compartir desde luego, las pérdidas y las deudas. Se caracteriza por tener socios que responden solidaria e ilimitadamente por las deudas de la sociedad.
3. Sociedad en Comandita: Aquellas en que las obligaciones sociales, están garantizadas por la responsabilidad ilimitada y solidaria de uno o más socios, llamados socios solidarios o comanditantes, y por la responsabilidad a una suma determinada de uno o más socios llamados comanditarios.
4. Sociedad Anónima: Entidad jurídica independiente y, de hecho es una persona jurídica que puede comprar, vender, pedir créditos, producir bienes y servicios y firmar contratos. disfruta además de responsabilidad limitada, lo que quiere decir que la inversión y la exposición financiera de cada propietario en ella se limita estrictamente a una cantidad específica. Se caracteriza por incorporar a muchos socios accionistas quienes aportan dinero para formar su capital socia representado en acciones.
5. Sociedad de responsabilidad Limitada: Es una empresa mercantil en la que el capital está dividido en cuotas sociales de distinto valor, con títulos innegociables ni denominables acciones y en la que la responsabilidad de los socios se circunscribe exclusivamente al capital aportado por cada uno.
   En la razón social de este tipo de sociedad debe dejarse en claro que la sociedad se trata de una de responsabilidad limitada, de omitirse esta circunstancia los socios responden solidariamente de las obligaciones de la sociedad.
6. Asociaciones o Cooperativas: Una cooperativa es una asociación autónoma de personas que se han unido voluntariamente para hacer frente a sus necesidades y aspiraciones económicas, sociales y culturales comunes por medio de una empresa de propiedad conjunta y democráticamente controlada
   La diversidad de necesidades y aspiraciones (trabajo, consumo, crédito, etc.) de los socios, que conforman el objeto social o actividad cooperativizada de estas empresas, define una tipología muy variada de cooperativas. Los Principios cooperativos constituyen las reglas básicas de funcionamiento de estas organizaciones.
7. Empresas Mixtas: Se denomina sociedad de economía mixta la que forma el Estado Nacional, los Gobiernos provinciales, las municipalidades o las entidades administrativas autónomas dentro de sus facultades legales, por una parte, y los capitales privados por la otra, para la explotación de empresas que tengan por finalidad la satisfacción de necesidades de orden colectivo o la implantación, el fomento o el desarrollo de actividades económicas.Debe existir una propuesta de cualquiera de las partes, sea de los promotores del ministerio del ramo o el organismo dependiente del Estado, con el cual se desee formar una sociedad o de éstos al capital privado.

Procedimiento para constituir una Empresa

Paso 1: Balance de Apertura: Preparar un balance de apertura de la empresa, el cual debe ser elaborado por un contador inscrito en el Colegio de Contadores y aprobado y autorizado por la Dirección General de Impuestos Internos.

Paso 2: Nombre o Denominación social de la Empresa: La elección del nombre de la empresa deberá ser acorde a lo establecido por el Código de Comercio. Así establece para las Compañías Anónimas y Sociedades de Responsabilidad Limitada para su denominación social, pueden referirse a su objeto o bien formarse con cualquier nombre de fantasía o de persona, pero deberán necesariamente agregarse la mención de "Compañía Anónima" (C.A.) o "Compañía de Responsabilidad Limitada" (S.R.L.), o sus abreviaturas legibles según sea el caso.

Se requiere someter a la consideración del Registro Mercantil de la jurisdicción correspondiente al lugar donde se va a constituir la compañía, tres (3) opciones de nombres, para que sea escogido el que esté disponible. Al tercer día después de hecha la solicitud de búsqueda del nombre se presenta el interesado al Registro Mercantil a fin de verificar si el nombre esta libre y puede ser utilizado, para realizar posteriormente los trámites requeridos por el Registro para su obtención y reserva.

Paso 3: Redacción del Documento Constitutivo y Estatutos Sociales de la empresa: Se requiere necesariamente de Asesoría legal, es decir, los documentos deben ser elaborados y visados por un Abogado (profesional del Derecho, debidamente inscrito en el Colegio de Abogados de su respectiva jurisdicción y que además no posea restricción alguna para el ejercicio de su profesión).

Los Estatutos Sociales son el régimen que regulará las relaciones laborales y sociales de la compañía de manera detallada. El Contrato de Sociedad puede otorgarse mediante documento público o documento privado, la redacción de los documentos debe realizarse en papel sellado o en su defecto en papel blanco oficio, respetando los márgenes del papel sellado a doble espacio, que no pasen de 30 líneas cada página.

Paso 4: Aporte del Capital Mínimo requerido: El aporte constituye los recursos que serán destinados a conformar el fondo común social, con el cual se crea el patrimonio autónomo de la Sociedad (Artículo 208 del Código de Comercio). El aporte realizado más frecuente es en dinero, el cual debe establecerse la época y cantidad en que será entregado a la caja social. Otros aportes permitidos son:

•En especie, comprende el crédito personal o el aporte por cesión de crédito.
Aporté en Industria, solo se admite en las sociedades de personas, en las sociedades de capital, se requiere necesariamente la existencia de un Capital.

Generalmente se requiere el pago mínimo del 20% del monto total del Capital Social asignado, salvo los casos especiales que refiera la ley.

Paso 5: Inscripción del Documento ante el Registro Mercantil: El legislador exige que dentro de los 15 días siguientes a la celebración del contrato, debe presentarse ante el Registrador Mercantil un ejemplar del Documento Constitutivo y un ejemplar de los Estatutos sociales de la Sociedad. El Registrador competente para estas actuaciones es el que territorialmente resulte idóneo con relación al domicilio establecido por la compañía. Adicionalmente deberá pagarse para el Registro del Documento el monto correspondiente a las tarifas calculadas por el Registro Mercantil, que será depositada en un Banco que el mismo establezca.

La inscripción del documento pasará por un análisis y revisión que realizará el Registrador mercantil, para verificar el cumplimiento de todos los recaudos y requisitos exigidos por ley.

Paso 6:Registro y Publicación de la Sociedad Mercantil: Una vez que el registrador aprueba el documento constitutivo de la sociedad ordenará:

Su inscripción, con la formación del Expediente en el cual se agregará toda la documentación producida durante la existencia de la compañía que se registró.
•La fijación de una copia del documento registrado, por un lapso de seis meses, en el Registro Mercantil.
•La Publicación prescrita debe realizarse dentro de los primeros 15 días siguientes al otorgamiento del documento constitutivo en la Gaceta Forense del Registro Mercantil (Ley de Registro Público y Notariado, 2001).
•La duración del Registro de la compañía puede variar si se realiza la solicitud de habilitación ante el Registro y cancelando la tarifa correspondiente a la misma según sea el caso. La duración normal del trámite es de aproximadamente 30 días.

Paso 7: El próximo paso es registrarse en el Seniat, para la asignación del Número del Registro de Información Fical RIF y el Número de Identificación Tributaria NIT.

Paso 8: Acudir a una Entidad Bancaria (la de su preferencia), verificar los requisitos necesarios para solicitar la Apertura de una cuenta en nombre de la compañía y depositar en la misma el dinero correspondiente al Capital social aportado.

Trámites legales para constituir una Sociedad de Economía Mixta:

Una vez analizada la propuesta, a iniciativa de cualquiera de la partes, se debe realizar:

1.Suscribir un Convenio entre el interés privado y la entidad del sector público, con proyectos aprobados, de la escritura de constitución de los estatutos correspondientes.

2.Mediante Decreto Supremo:
- Autorizar la formación de la sociedad,
- Aprobar el proyecto de contrato de constitución y estatutos; y,Ordenar la protocolización en la Notaria de Hacienda. Para este efecto, esta Notaria tiene la obligación de transcribir el Acta de Constitución con su respectiva Escritura de Constitución y el Acta donde se Aprueba el Estatuto
de la Sociedad con su respectivo Reglamento. En dicha trascripción, se debe señalar el capital, porcentaje y participación del sector público y los privilegios que gozará la sociedad, siempre que se los otorguen; así también, especificar claramente el aporte tecnológico, bienes o valores y el
número de acciones que corresponderá al capital privado.

3. Realizar el depósito en un Banco del Capital pagado.

LIBROS PRINCIPALES

Según el código de Comercio son: libro diario, de inventario y mayor. Estos no pueden ponerse en uso sin antes haber sido presentados en el registro legal. Este registro consiste por una notaque va en la primera hoja del libro, en la cual se hace constar el número de folios útiles, el nombre o destino del libro y el nombre o razón social del comerciante o empresa a la cual pertenece el libro registrado. La nota será firmada por las autoridades respectivas y estos deberán sellar todos los folios útiles del libro. El registro causa un derecho que se cancela de acuerdo a la ley.Los libros principales deberán estar encuadernados, forrados, foliados y escritos en idioma español. El C.C prohíbe a los comerciantes borrar, raspar, enmendar, mutilar, o cambiar la foliatura de los libros principales.

APERTURA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Se deberán abrir o iniciar de acuerdo con los resultados que nos demuestren las cuentas del inventario inicial. Casi todos los libros tienen rayado diferente, según la forma de registrar los diversos movimientos y como también la naturaleza de las cuentas. La contabilización que se efectué deberá estar ajustada a los principios fundamentales de la partida doble.

LIBRO DE INVENTARIOS: Al constituir un negocio lo primero que hace el comerciante después de legalizar y sellar los libros ante el registro, es levantar un inventario de sus bienes y derechos (activos), sus compromiso u obligaciones (pasivos) y su capital, de acuerdo con la C.C. Dicho inventario se levanta en el libro de inventario y balances.

Cuando la empresa finaliza su primer periodo contable, se levanta otro inventario a la fecha de cierre en el mismo libro de inventario y balances y con el resumen de dicho inventario, se abre el libro diario principal para el nuevo periodo contable y as sucesivamente. El inventario es un balance general detallado.

LIBRO DIARIO: recoge las operaciones mercantiles en orden cronológico, viene a ser el libro de entrada de los acontecimientos de la contabilidad de la empresa, es decir el primer registro formal que se efectúa de las operaciones del negocio.

LIBRO MAYOR: Su importancia reside en su función analítica y de selección. En él se hace una clasificación de las operaciones por cuentas en folios separados.

¿Quienes son comerciantes?

Según el código de Comercio de Venezuela, Son comerciantes los que teniendo capacidad para contratar hacen del comercio su profesión habitual, y las sociedades mercantiles.

• El menor emancipado, de uno u otro sexo, puede ejercer el comercio y ejecutar eventualmente actos de comercio, siempre que para ello fuere autorizado.
• Las personas inhábiles para comerciar, si su incapacidad no fuere notoria, o si la ocultaran con actos de falsedad, quedan obligadas por sus actos mercantiles, a menos que se probare mala fe en el otro contratante.
• La mujer casada, mayor de edad, puede ejercer el comercio separadamente del marido y obliga a la responsabilidad de sus actos sus bienes propios y los de la comunidad conyugal cuya administración le corresponde.

Obligaciones de Los Comerciantes

La ley mercantil impone a todos los comerciantes, por el solo hecho de tener tal calidad, diversas obligaciones, aqui hare referencia exclusivamente a aquellas obligaciones impuestas por el Derecho Mercantil, y no a las de tipo administrativo, fiscal, sanitario, etc., que también deben cumplir los comerciantes. Algunas de las obligaciones son:

Publicidad Mercantil.
Los comerciantes tienen el deber de participar la apertura del establecimiento o despacho de su propiedad, por los medios de comunicación que sean idóneos. Esta información dará a conocer el nombre del establecimiento o despacho, su ubicación y objeto.El incumplimiento de esta obligación no tiene en términos generales sanción.

El Registro de Comercio.Los comerciantes deberán inscribir en el Registro de Comercio aquellos documentos cuyo tenor y autenticidad deban hacerse notorios, así como: las escrituras constitutivas de las sociedades mercantiles, la disolución de las sociedades mercantiles, el nombramiento de los liquidadores de las sociedades mercantiles, los acuerdos de fusión, transformación

Contabilidad Mercantil.
Todos los comerciantes están obligados a mantener un sistema de contabilidad de acuerdo con las disposiciones del propio Código de Comercio.
El comerciante esta obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recurso y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio, pero en todo caso deberá satisfacer los siguientes requisitos mínimos: a) permitirá identificar las operaciones individuales y sus características, b)permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales hasta las cifras finales de las cuentas y viceversa, c) permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio
El comerciante deberá conservar debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones.Todo comerciante esta obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de 10 años.

De la Firma: Un comerciante que no tiene asociado o que no tiene sino un participante, no puede usar otra firma o razón de comercio, que su apellido con o sin el nombre. Puede agregarle todo lo que crea útil para la más precisa designación de su persona o de su negocio; pero no hacerle adición alguna que haga creer en la existencia de una sociedad.

La firma de una sociedad en comandita debe contener el nombre de uno, por lo menos, de los asociados personalmente responsable, y una mención que revele la existencia de una sociedad. La firma no puede contener otros nombres que los de los asociados personalmente responsables.

Inscripción en la Cámara de Comercio o Industria.
Los comerciantes están obligados a inscribirse en la Cámara de comercio o industria que corresponda, durante el mes de enero de cada año. La falta de cumplimiento de dicha obligación es sancionada con una multa igual al monto de la cuota de inscripción que debió ser cubierta.

Obligaciones fiscales:

1. Llevar la Contabilidad
2. Expedir y conservar comprobantes fiscales por las actividades que se realicen.
3. Presentar declaraciones informativas
4. Presentar avisos de cambio de situación fiscal cuando se de el caso.

Obligaciones laborales:

1. Cargas Sociales: Este concepto incluye la seguridad social a cargo de la empresa, las aportaciones a planes de pensiones, jubilación, invalidez o muerte en relación con el personal de la empresa, y otros gastos sociales realizados por la empresa, como subvenciones a economatos y comedores, becas por estudio, primas de seguros de vida del personal, etc.
2. Pagar los salarios e indemnizaciones.
3. Proporcionar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios, de buena calidad y en buen estado para la ejecución del trabajo y repararlos tan luego dejen de ser eficientes, siempre y cuando los trabajadores no se haya comprometido a usar herramientas propias.
4. Hacer las deducciones que soliciten los sindicatos de las cuotas ordinarias.
5. Hacer las deducciones de las cuotas para la constitución y fomento de sociedades cooperativas y cajas de ahorro.
6. Cumplir las disposiciones de seguridad e higiene para prevenir accidentes y enfermedades de trabajo.
7. Inscribir a los empleados en el Seguro Social y realizar los respectivos aportes y deducciones establecidas en la ley.